一、有關函稿簽辦：
（一）簽及函稿之尾頁應預留三分之一以上空白，俾供各級核稿人員簽章
及加註處理意見。
（二）線上簽核案件如有會辦單位，應使用簽稿會核單；紙本簽核案件有
三個以上會辦單位者，亦同。
（三）公文簽辦時，承辦人應緊靠於簽、稿最後一行下方之裝訂線右側簽
章，各級核稿人員依序由上而下，自左而右簽章。簽之尾頁空白約
達二分之一時，同處、室核稿人員以在同一欄位上簽章為原則，主
任秘書室核稿人及主任秘書在第二欄位上簽章 (如範例一) ；簽之
尾頁空白約達三分之一時，同處室核稿人員無法在同一欄位上全部
完成簽章，可在第二欄位上簽章，主任秘書室核稿人及主任秘書在
第三欄位上簽章 (如範例二) 。上揭所列簽章位置為原則性規定，
核稿人員加註意見時，不在此限。
（四）發文稿件須陳權責長官判發。
（五）承辦人於公文送發前，須檢查公文是否判發？是否完成會辦程序？
文稿數是否相符？附件是否備齊？附件格式是否正確？
（六）除本文具機密性，或附件為支票、原始憑證、相片、已蓋章之表單
正本等無法以電子檔傳遞之實物者外，均以電子交換送發為原則。
（七）請勿任意調整電子公文管理系統內所設定之行距、字距、字形大小
與邊界，避免發文人員費時調回原設定格式。
二、有關受文者及發文清單：
（一）受文者為多發單位時，須依下列規定辦理：
1.受文單位三個以上，且發文內容分繕時（例如發文：僑民處、僑教
處、僑商處……等，其中內文分繕），承辦同仁須製作發文清單（
如範例三），俾供文書發文人員辦理發文作業。
2.承辦人須將發文清單以附件方式另做「不隨函附件陳核稿」，以利
發文人員辦理後續發文事宜。
（二）公文批發後，請承辦人確實依規定，先行核校及清稿後再送繕發文
；如為分繕之公文，需附excel分繕清單電子檔（請勿使用PDF檔）
。
（三）發文對象除本會各單位、海外文教服務中心及所有駐外人員外，須
於文稿正、副本欄列出所有受文者全銜（例如：國家發展委員會不
可簡稱為國發會），俾利電子公文交換系統發送。另除紙本發文所
含附件為實物外，其餘電子發文之附件均需附電子檔。
三、有關密件發文：
（一）密件公文發送時，須加套密件公文夾以資區別；列機密等級以上之
涉機密預算文書，須以機密預算專用公文夾以資區別。
（二）以密件陳核、普件送發之紙本公文，承辦人於送發前須將密件公文
夾抽換，改以普件公文夾送發，以免造成文書流程判斷錯誤。
（三）以密件發文時，須於紙本公文左上角註明「密等別」及「解密期限
或解密條件」。
（四）列機密等級以上之涉機密預算文書寄送方式：
1.海外地區：如不具急迫性，可採外交郵袋寄送。如屬高度機敏性及
急迫性之公文，由資訊室密電人員負責，經密安設備電傳發送至駐
處。
2.國內地區：僅能以紙本方式傳遞，如親送或雙掛號郵寄，或透過行
政院公文交換方式辦理。
四、有關函稿附件：
（一）公文如含有附件，須於文稿「附件」欄位上標示附件名稱及數量，
不得以「如文」、「如附件」或「如說明」等字樣替代。
（二）紙本發文之公文，除列出所有受文者全銜外，附件要備妥足夠份數
並標示清楚，地址（除駐外館處、海外文教服務中心或駐外人員外
）須在公文系統上輸入。
（三）依文書法規通例，副本受文者以不發附件為原則，若須含附件，應
於發文稿「發文注意事項」欄註明「正副本均含附件」或另以括號
附註於各副本受文者之後（例如，國家發展委員會（含附件））。
（四）凡體積較大或數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項下註明附
件另寄，並應在附件封面書明某字號之附件，以便公文及附件同時
付郵。
（五）紙本附件不隨文歸檔時，應於函稿附件欄加註「附件不隨文歸檔」
（如支票或寄還受文者之契約書、申請書等），並由承辦人於附件
欄旁核章。
（六）辦理線上簽核公文時，不隨函送發之前簽或前案，須另做「不隨函
附件陳核稿」，切勿將前簽或前案影像檔附於函稿附件欄，以免隨
函送發造成爭議。
五、有關發文注意事項註記：
（一）承辦人送發文件若有指定傳遞方式時（如承辦人自取、快捷傳送、
須另自行傳送箋函掃描檔、採紙本郵寄與電子交換並行等），應於
文面「發文注意事項」註明清楚。
（二）附件須用印時，須於簽稿本文說明並經長官核准，切勿僅附註於「
發文注意事項」欄。
六、郵寄應注意事項：
（一）各單位送發之文件，應以與公務有關者為限，郵寄公文案件（編列
文號）由文書管理單位依業務單位提供之行文單位名稱、住址及郵
遞區號，裝封寄發；不辦文稿之公務郵件（未編列文號），應由承
辦單位裝封、繕寫交寄人分機號、姓名、寄件方式、內容物、受文
機關或受文者名址，再送交文書管理單位付郵寄發。
（二）本會公文之大宗附件及未編列文號之大宗物資均係委由本會訂定合
約之廠商辦理寄送。交寄前請填妥「僑務委員會交寄郵件申請書」
一式三份，分別送交合約廠商、文書管理單位及承辦人自存，以利
登帳及核銷郵資。
（三）下班後如需緊急寄送公文郵件，請逕赴北門郵局郵寄公務郵件，並
說明為「僑務委員會公務郵件」請記帳即可，無需另外支付費用。
（四）如具時效性之郵寄函件，如題詞等，請於函稿「發文注意事項欄」
註明，以便採快捷郵件寄送。
（五）另須透過中華郵政股份有限公司交寄信件相關問題，可洽文書管理
單位承辦人或至中華郵政股份有限公司網站搜尋相關訊息。
（六）特殊地區郵寄方式及應注意事項：
1.本會信件以委由中華郵政股份有限公司辦理寄送為原則。但郵寄困
難地區則透過外交部以外交郵袋方式寄送，再由本會支付相關費用
。
2.外交郵袋交寄內容物須依照外交部訂定之「外交部外交（公務）郵
袋作業要點」規定，外交郵袋以寄送公文為原則，如有非公文類（
如簡章、紀念品等）寄送需求，業務單位承辦人須先行文外交部。
3.為配合外交部實務作業所需，以外交郵袋寄送公文或託運物品，外
交部有容量限制，每袋總重量不得超過二十公斤，且郵袋封口與託
運物品需保留五十公分，如屬無法裝袋或量大物品，應事先與文書
管理單位及外交部秘書處連繫，以避免遭到退件，延誤時效。
七、其他：
（一）不辦文稿之文件，如須蓋用印信，應先由申請人填具「蓋用印信申
請表」申請用印。
（二）若有緊急發文，須文書管理單位配合加班時，請於當日下午五時三
十分前，先以電話通知秘書室文書檔案科，以利安排人員留值。