一、僑務委員會（以下簡稱本會）為辦理本會內部（含他機關調卷或借調
）檔案檢調作業，特訂定本要點。


二、本會人員借調檔案以與承辦業務有關者為限。
本會人員因業務需要，借調非主管案件時，應送會承辦該案件之單位
主管同意，或簽請本機關權責長官核准。


三、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，借調時，非有必要，應避免使
用檔案原件。


四、調案人申請借調檔案時，應填具調案單，依下列程序經其主管或本會
權責長官核准後，送本會檔案管理單位調取：
（一）借調之案件為檔案原件且為主管業務時，其調案單須經單位（處、
室、社、會）主管核准。借調之案件為檔案原件但非主管業務時，
應經單位主管核章後，送會承辦該案件之單位主管同意，並經主任
秘書核准。
（二）調閱之案件為檔案影本，且為調案科主管業務時，其調案單須經該
科科長核准。跨科調閱檔案影本時，須經該案件主管科科長及單位
主管核准。跨處、室調閱檔案影本時，應經調案單位主管核章後，
送會承辦單位主管同意。
（三）調閱電子影像檔案或電子公文檔案，得採線上方式處理。線上調閱
方式，依個人職務設定可調閱權限，並保留調閱紀錄。


五、申請借調檔案所填具之調案單應載明下列事項：
（一）調案人姓名及單位。
（二）檔號或文號。
（三）案由或案名。
（四）調案申請日期。
借調之檔案如有微縮、電子或其他方式儲存者，應註明微縮、電子編
號或其他相關編號，以利調取。


六、他機關向本會借調檔案，應備函提出申請，經該承辦單位簽奉核准後
依規定辦理調卷作業，並以提供案卷影本為原則。


七、依法有權調閱之機關向本會調用檔案時，應備函載明法律依據、調用
目的及調用期間，由該案件承辦單位簽奉核准後，依規定辦理調卷外
借，並以提供案卷影本為原則。
前項機關來函未載明調用期限時，應以一年為期，由承辦之業務單位
負稽催之責。


八、檔案管理人員應依核准之調案單，妥速檢取檔案，註記件數、頁數及
應歸還日期於調案單後，交予調案人逐件清點簽收。
檢調之檔案，以調案單所載之範圍為限。但檔案如已裝訂成卷不易拆
開時，得整卷檢出，提供調案人使用。


九、檔案管理人員在檔案調出後，應作成調案紀錄，扼要記載調案人、調
案單位、調案日期、案名、案由、文號、稽催情形、應歸還日期及歸
還日期。
前項調案紀錄，得以紀錄卡、紀錄簿、電子或其他方式紀錄為之。
第一項調案紀錄於其所載檔案銷毀或移轉後，始得銷毀。


十、借調或調用之檔案如已被調出使用，檔案管理人員應告知調案單位；
必要時，並得通知前調案人儘速歸還。
調出之檔案如有公務急用時，得隨時催還。


十一、檔案管理人員對於調案人歸還之檔案應詳細查檢無誤後，於調案單
及調案紀錄上註記歸還日期，始得將調案單退還調案人。調案人借
調之檔案如有第十三點所定破壞或變更檔案內容之情事時，檔案管
理人員應於調案紀錄上載明事由，並簽報本會權責長官議處。


十二、檔案管理人員對於歸還之檔案，應速整理完竣，並歸回原位。


十三、調案人借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或
有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案
或變更檔案內容之情事。


十四、調案人借調或調用之檔案應於十四日內歸還。屆期仍需繼續使用者
，調案人應填具調案單辦理展延申請，並經單位主管或本會權責長
官核准，知會檔案管理單位後，始得為之。
前項調案期限，因訴願、行政訴訟或依第七點規定有權調閱機關之
需要，經副知檔案管理單位註記列管者，不在此限。
第一項展延次數以三次為限，每次為十四日。展延次數超過三次，
仍需使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調。


十五、逾期未歸還之檔案，除經核准展延者外，檔案管理人員應辦理催還
；經洽催三次仍未歸還者，簽報本會權責長官處理。


十六、本會人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以查檢其借
調檔案情形；調、離職人員如有借調檔案，應全部歸還，不得轉借
。
前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者，應依
相關規定列為職務移交事項。