壹、依據
行政院研究發展考核委員會「文書流程管理手冊」。
貳、目的
為加強文書流程管理，強化公文處理時效，掌握公文辦理時限，提升
公文品質，以增進行政效率。
參、權責劃分
一、委員長（或其授權人員）職責：
（一）審核展期超過或累計超過三十日以上案件、專案管制案件及特殊性
案件。
（二）對超過處理時限三十日以上案件，責成有關單位或人員限期結案。
（三）提示文書流程改進方法。
（四）公文時效優劣獎懲案件及文書流程稽核成果獎懲案件之核定。
二、單位主管職責：
（一）充分掌握單位成員公文承辦作業時效及查催資料，對權責內核准展
期案件及已逾期仍未辦理展期者，應即督促承辦人妥適處理；督促
代理人確實於時限內辦妥應代辦公文，以落實職務代理制度。
（二）對一般公文來文之處理速別不符公文性質者，得核准調整速別，或
指定授權人員核准調整之。
（三）對涉及二個以上單位的作業，宜與相關單位商訂原則後再行處理，
避免因會稿而延誤時效。
（四）配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議，共同檢討改進
單位文書流程。
（五）各單位撰擬之文稿，應確實依分層負責明細表規定，由適當層級人
員核（代）判，以提升行政效率。
（六）對有關公文時效的優劣案件建議獎懲。
三、文書單位（第四處文書科）職責：
（一）召集會商資訊單位、專責管制單位共同建置機關文書流程管理電腦
化作業環境，建立「以案管制」、「以文管制」作法及協助推動文
書流程簡化工作。
（二）檢查各單位公文登錄及管制情形，並提供各單位主管及專責管制單
位稽催資料。
（三）管制掌握本會各單位每一文件的處理流程與使用時間。
（四）配合專責管制單位辦理調卷分析需要，提供必要的資料。
（五）訂定公文展期核准職責。
四、專責管制單位（秘書室研考科）職責：
（一）建立文書流程管理制度
1.依據本會特性，研訂文書流程管理原則、標準、方法及獎懲等相
關規定。
2.訂定文書流程管理稽核計畫。
（二）文書流程管理作業
1.策劃推動文書流程管理科學化、自動化，協同文書單位建置本會
文書流程管理電腦化作業環境，協調解決文書流程管理共同性問
題。
2.訂定專案管制案件及其他特殊性案件之申請、審核流程、處理期
限及相關表格，供稽催管制之用。
3.綜合統計分析管制成果並對內公布，另視需要提報會務會報及建
議獎懲，或舉行文書流程管理工作研討會議，與文書及業務等相
關單位共同檢討改進。
4.對經委員長（或其授權人員）核准展期案件及超過處理時限三十
日以上未結案件應予個案（件）分析處理。
5.定期提送稽催報表，檢討稽催成果，提報委員長核閱。
6.依據文書流程管理稽核計畫，邀集相關單位組成小組，定期辦理
公文檢核；依據檢核結果，確實檢討改進，並辦理獎懲。
7.彙整每月公文時效統計資料，提會務會報報告並依限提送行政院
研究發展考核委員會。
五、收發人員職責：
（一）總收文人員及單位收發人員應依行政院訂定之「文書處理手冊」辦
理收件作業，並詳實登錄公文流程。
（二）單位收發人員對逾期案件未依規定辦理展期者或受會逾時者，應每
週列印逾期案件資料提供單位主管參處。
（三）配合專責管制單位辦理調卷分析需要，提供必要的資料。
（四）本會駐外人員應逐日接收本會海外電子公文。
六、承辦人職責：
（一）經辦文件須依「文書處理手冊」規定辦理，並應依規定期限辦結；
必須展期時，應報請權責主管核准；累積展期超過三十日以上，除
應報請核准外，並應會知專責管制單位列入管制。
（二）基於自我主動管理原則，各層級人員均應積極掌握公文處理品質與
時效；對所經辦公文自簽辦之日起至發文歸檔之日止，應注意處理
流程各階段之查催。
（三）管制會稿、會辦時效，急要公文須會辦者應親會面洽，同一文件請
三個以上單位會核時，宜視案件性質複製同時送會；會辦之文件，
受會單位應視同速件，並依收發文程序辦理。
（四）請假或出差時，應確實覓妥職務代理人代為處理公文，以免積壓逾
時。
肆、公文處理時限
一、一般公文（自收文之次日起算）：
（一）最速件：一日（扣除假日）。
（二）速件：三日（扣除假日）。
（三）普通件：六日（扣除假日）。
（四）限期公文：
1.來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限（包含假日
）辦理。
2.來文訂有期限者，如本會收文時已逾文中所訂期限，該文得以普
通件處理時限辦理。
3.變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。
二、專案管制案件：
（一）涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方可辦結之
複雜案件，得申請為專案管制案件。
（二）每一專案管制案件依業務性質得有不同處理時限（包含假日），惟
一次得申請處理時限最長不得超過六個月，應於專案管制案件核准
之處理時限內辦結。
（三）承辦人申請專案管制案件，應填具「專案公文列管申請單」（附件
一）及「專案管制案件申請作業流程」（附件二），並於每月一日
前填具「專案管制案件執行情形管制表」（附件三）至結案為止；
專責管制單位應每月提報「專案管制案件執行情形彙整表」（附件
四）。
三、立法委員質詢案件：
分為施政質詢和專案質詢案件；施政質詢案件均為非代擬代判院稿案
件，專案質詢案件區分為代擬代判院稿案件及非代擬代判院稿案件。
（一）代擬代判院稿案件：本會應於文到起十日（扣除假日）內將院函稿
及答復電子檔送行政院用印後發文。
（二）非代擬代判院稿案件：本會應於文到起七日（扣除假日）內將擬答
電子檔以電子交換方式送行政院秘書室彙辦。
四、人民申請案件：
依各類案件公告之期限（除應於當日辦出者外，一律自收件之次日起
算，並包含假日）辦理。
五、人民陳情案件：
應隨到隨辦，每案原則上不得超過二十日（以收文之次日起算，自首
長室交下者，以交辦次日起算，且均扣除假日）辦結。但行政院院長
信箱及委員長民意信箱之案件應於六日內辦結。
六、訴願案件：
（一）本會受理之訴願案件應於收受訴願書之次日起三個月（包含假日）
內辦結，必要時得予延長，延長以一次為限，且不得逾二個月。
（二）訴願答辯案件應於收受訴願書後，立即移送並通報訴願管轄機關，
並自收文之次日起二十日（包含假日）內檢卷答辯。
七、創簽、創稿案件之處理時限：
以不超過十日（扣除假日）為原則。
八、會稿案件之處理時限：
（一）最速件：隨到隨會，以不超過半日為原則。
（二）速件、普通件：以不超過一日（扣除假日）為原則。
九、公文處理分為「收分文」、「承辦」、「會（核）稿」、「層轉核判
」及「繕發」等五個過程。收分文不得逾半日，會稿不得逾一日，層
轉核判不得逾二日，繕發文不得逾二日，每一過程之主辦人應掌握自
己可使用之時間，並預算每一過程之作業時間，以確實掌握時效及進
度。
十、文書處理過程中，有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名，並以阿
拉伯數字註明日期時分，以明責任。
十一、重大或具時效性且牽涉其他機關之案件，應簽請核定開會研商，避
免行文徵詢意見公文往返，延宕公文處理時效。
伍、公文時效計算標準：
一、發文使用日數：
（一）一般公文：自收文之次日起至發文之日止，扣除假日計算。
（二）限期公文：自收文之次日起至發文之日止，扣除假日計算。
（三）立法委員質詢案件：自行政院電子交答發文之日起算至院函稿及答
復電子檔或擬答電子檔傳送行政院之日止，扣除假日計算。
（四）創稿案件：自交辦、首次簽辦或辦稿之日起，至發文之日止，扣除
假日計算。
（五）專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件及訴願案件應於第四
點規定之期限辦結，原則上不另計算發文使用日數。
二、發文平均使用日數：
全會發文使用日數之和，除以全會發文總件數所得之商，即為「發文
平均使用日數」。
三、存查使用日數及存查平均使用日數：
與發文使用日數及發文平均使用日數之計算標準相同。
陸、公文管制方式：
一、以文管制：
（一）指以「文」為管制統計單元的管理作業方式，係以收文（創稿）編
號之個件進行管制，重點為各「文」是否於限期內處理完畢，不問
案情之內容，並於辦結即銷號歸檔。
（二）一般公文採以文管制。
二、以案管制：
（一）指以「案」為管制統計單元的管理作業方式，以案管制之公文，其
首件公文收文號於全案辦結時始能銷號，處理中有發文需要者，另
以他號方式處理（發文件按一般公文創號或原案附號處理，收文件
則以原案附號或另編一般公文收文號處理），並於全案辦結時一併
歸檔。
（二）專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件及其他經
指定案件採以案管制。
（三）專案預定目標已達成、人民申請案件已准駁、人民陳情案件已處理
並答復，及訴願案件已決定或檢卷答辯等，得為解除管制要件。
柒、公文登錄
一、公文處理應全程（包括收分文、承辦、會（核）稿、層轉核判及繕發
等過程）詳實依公文管制類別區分，正確登錄於電腦化文書流程管理
作業環境，以精確掌握公文作業過程，另為達確實簽收，仍輔以電腦
列印及登記桌簽收作業，並將電腦化公文處理流程紀錄資料，作為公
文檢查、稽催、銷號、製表及統計分析之基礎。
二、每日下班前二小時收到之公文，應於當日編號登錄分送承辦單位，惟
急要公文應隨到隨送。當日收文應蓋當日收文日期編號戳及條碼。
三、公文改分作業應至遲於收文次日確定承辦單位，單位間有分文爭議案
件，由主任秘書協調判定。
捌、公文稽催
一、實施方式及範圍：承辦人自我檢查、單位收發人員協助查催、單位主
管督導催辦以及專責管制單位實施定期或不定期稽催及公文檢核；主
任秘書、副委員長或委員長並得視狀況需要，指定適當人員實施檢核
，公布成效，以確實掌握公文時效。
二、公文處理不得以下列方式規避稽催：
（一）公文未交收發登錄流程。
（二）利用存查銷號再以創稿發文。
（三）利用行文會稿銷號。
（四）應行簽辦而予存查。
（五）經改分辦之公文以單位收轉之日登錄為收文之日。
三、單位收發人員應協助查催：每週對逾期案件未依規定辦理展期者提示
辦理展期，並列印逾期案件資料送各案件主管科長（或承辦人）查填
延辦理由後陳送單位主管督導催辦。
四、專責管制單位應加強稽催：
（一）每月對已逾公文處理時限未辦結者，彙整通知單位主管注意催辦，
如經查催仍未辦結者，則簽報主任秘書核催，視需要提會務會報檢
討；經檢討後仍未辦結者，提陳副委員長或委員長追究責任，並請
人事室議處相關失職人員。
（二）每月統計各單位公文處理時效，計算平均使用天數，除分送各單位
參研改進外，並提報會務會報。
（三）協調解決有關稽催作業共同性問題及檢討稽催作業缺失，提請改進
；必要時會同有關人員實施抽查，並對超過處理時限三十日以上案
件，作個案分析與管制處理，防止積案發生。
玖、展期申請
一、案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，承辦人應在處理時
限屆滿以前，填具「公文處理展期申請表」報請權責主管核准展期，
並會知專責管制單位；歷次展期日期累計超過三十日以上者，應報請
委員長（或其授權人員）核准。
二、本會駐外人員因網路或電腦相關設備故障，致無法順利接收電子公文
時，應以電子郵件或電傳通知資訊單位，並知會文書單位、專責管制
單位辦理展期收文，於網路或電腦相關設備修復時，應立即補行收文
手續。
三、辦理展期之公文以逾期案件列計。
拾、公文檢核
一、專責管制單位應建立公文檢核制度，研訂文書流程管理稽核計畫，除
平時稽催外，每半年會同文書等單位組成小組辦理公文檢核，必要時
並得不定期辦理之。
二、專責管制單位應依據公文檢核結果，提報檢討改進意見，並依據獎懲
標準填報獎懲建議。
拾壹、獎懲標準
一、獎勵：
（一）公文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有優良表現者
。
（二）辦理登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實而於文書流程管理
制度之落實推動有重大貢獻者。
（三）辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
（四）對於文書流程管理制度之革新或改進提出建議，經採行確具績效
者。
二、懲處：
（一）因登錄不確實、統計不確實或未實施各種分析，致文書流程管理
原則不能落實者。
（二）無故積壓公文情形嚴重者。
（三）損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
（四）違反分層負責規定者。
（五）無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日者。
（六）核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者。
（七）對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理者。
（八）應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者。
（九）逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。
（十）對於公文分文有異議，未依規定填寫「公文改分單」，致延宕公
文處理時效者。
（十一）對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改
紀錄者。
（十二）專案管制申請未依規定辦理而延誤時效情形重大者。
（十三）人民申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註明通知
補正者。
（十四）違反本要點其他規定而屬情節重大者。
三、獎懲時機：於檢核以後應即參照獎懲標準，適時核予獎懲，以發揮
獎懲功能。
四、獎懲與責任必須配合：按其所負責任，核予獎懲，有連帶責任者，
應併予核議獎懲。
拾貳、本要點未訂事項，依「文書流程管理手冊」及「文書處理手冊」規
定辦理。