一、有關函稿簽辦:
(一)簽及函稿之尾頁應預留三分之一以上空白,俾供各級核稿人員簽章
及加註處理意見。
(二)線上簽核案件如有會辦單位,應使用簽稿會核單;紙本簽核案件有
三個以上會辦單位者,亦同。
(三)公文簽辦時,承辦人應緊靠於簽、稿最後一行下方之裝訂線右側簽
章,各級核稿人員依序由上而下,自左而右簽章。簽之尾頁空白約
達二分之一時,同處、室核稿人員以在同一欄位上簽章為原則,主
任秘書室核稿人及主任秘書在第二欄位上簽章 (如範例一) ;簽之
尾頁空白約達三分之一時,同處室核稿人員無法在同一欄位上全部
完成簽章,可在第二欄位上簽章,主任秘書室核稿人及主任秘書在
第三欄位上簽章 (如範例二) 。上揭所列簽章位置為原則性規定,
核稿人員加註意見時,不在此限。
(四)發文稿件須陳權責長官判發。
(五)承辦人於公文送發前,須檢查公文是否判發?是否完成會辦程序?
文稿數是否相符?附件是否備齊?附件格式是否正確?
(六)除本文具機密性,或附件為支票、原始憑證、相片、已蓋章之表單
正本等無法以電子檔傳遞之實物者外,均以電子交換送發為原則。
(七)請勿任意調整電子公文管理系統內所設定之行距、字距、字形大小
與邊界,避免發文人員費時調回原設定格式。
二、有關受文者及發文清單:
(一)受文者為多發單位時,須依下列規定辦理:
1.受文單位三個以上,且發文內容分繕時(例如發文:僑民處、僑教
處、僑商處……等,其中內文分繕),承辦同仁須製作發文清單(
如範例三),俾供文書發文人員辦理發文作業。
2.承辦人須將發文清單以附件方式另做「不隨函附件陳核稿」,以利
發文人員辦理後續發文事宜。
(二)公文批發後,請承辦人確實依規定,先行核校及清稿後再送繕發文
;如為分繕之公文,需附excel分繕清單電子檔(請勿使用PDF檔)
。
(三)發文對象除本會各單位、海外文教服務中心及所有駐外人員外,須
於文稿正、副本欄列出所有受文者全銜(例如:國家發展委員會不
可簡稱為國發會),俾利電子公文交換系統發送。另除紙本發文所
含附件為實物外,其餘電子發文之附件均需附電子檔。
三、有關密件發文:
(一)密件公文發送時,須加套密件公文夾以資區別;列機密等級以上之
涉機密預算文書,須以機密預算專用公文夾以資區別。
(二)以密件陳核、普件送發之紙本公文,承辦人於送發前須將密件公文
夾抽換,改以普件公文夾送發,以免造成文書流程判斷錯誤。
(三)以密件發文時,須於紙本公文左上角註明「密等別」及「解密期限
或解密條件」。
(四)列機密等級以上之涉機密預算文書寄送方式:
1.海外地區:如不具急迫性,可採外交郵袋寄送。如屬高度機敏性及
急迫性之公文,由資訊室密電人員負責,經密安設備電傳發送至駐
處。
2.國內地區:僅能以紙本方式傳遞,如親送或雙掛號郵寄,或透過行
政院公文交換方式辦理。
四、有關函稿附件:
(一)公文如含有附件,須於文稿「附件」欄位上標示附件名稱及數量,
不得以「如文」、「如附件」或「如說明」等字樣替代。
(二)紙本發文之公文,除列出所有受文者全銜外,附件要備妥足夠份數
並標示清楚,地址(除駐外館處、海外文教服務中心或駐外人員外
)須在公文系統上輸入。
(三)依文書法規通例,副本受文者以不發附件為原則,若須含附件,應
於發文稿「發文注意事項」欄註明「正副本均含附件」或另以括號
附註於各副本受文者之後(例如,國家發展委員會(含附件))。
(四)凡體積較大或數量過多之附件需另寄者,應在公文附件項下註明附
件另寄,並應在附件封面書明某字號之附件,以便公文及附件同時
付郵。
(五)紙本附件不隨文歸檔時,應於函稿附件欄加註「附件不隨文歸檔」
(如支票或寄還受文者之契約書、申請書等),並由承辦人於附件
欄旁核章。
(六)辦理線上簽核公文時,不隨函送發之前簽或前案,須另做「不隨函
附件陳核稿」,切勿將前簽或前案影像檔附於函稿附件欄,以免隨
函送發造成爭議。
五、有關發文注意事項註記:
(一)承辦人送發文件若有指定傳遞方式時(如承辦人自取、快捷傳送、
須另自行傳送箋函掃描檔、採紙本郵寄與電子交換並行等),應於
文面「發文注意事項」註明清楚。
(二)附件須用印時,須於簽稿本文說明並經長官核准,切勿僅附註於「
發文注意事項」欄。
六、郵寄應注意事項:
(一)各單位送發之文件,應以與公務有關者為限,郵寄公文案件(編列
文號)由文書管理單位依業務單位提供之行文單位名稱、住址及郵
遞區號,裝封寄發;不辦文稿之公務郵件(未編列文號),應由承
辦單位裝封、繕寫交寄人分機號、姓名、寄件方式、內容物、受文
機關或受文者名址,再送交文書管理單位付郵寄發。
(二)本會公文之大宗附件及未編列文號之大宗物資均係委由本會訂定合
約之廠商辦理寄送。交寄前請填妥「僑務委員會交寄郵件申請書」
一式三份,分別送交合約廠商、文書管理單位及承辦人自存,以利
登帳及核銷郵資。
(三)下班後如需緊急寄送公文郵件,請逕赴北門郵局郵寄公務郵件,並
說明為「僑務委員會公務郵件」請記帳即可,無需另外支付費用。
(四)如具時效性之郵寄函件,如題詞等,請於函稿「發文注意事項欄」
註明,以便採快捷郵件寄送。
(五)另須透過中華郵政股份有限公司交寄信件相關問題,可洽文書管理
單位承辦人或至中華郵政股份有限公司網站搜尋相關訊息。
(六)特殊地區郵寄方式及應注意事項:
1.本會信件以委由中華郵政股份有限公司辦理寄送為原則。但郵寄困
難地區則透過外交部以外交郵袋方式寄送,再由本會支付相關費用
。
2.外交郵袋交寄內容物須依照外交部訂定之「外交部外交(公務)郵
袋作業要點」規定,外交郵袋以寄送公文為原則,如有非公文類(
如簡章、紀念品等)寄送需求,業務單位承辦人須先行文外交部。
3.為配合外交部實務作業所需,以外交郵袋寄送公文或託運物品,外
交部有容量限制,每袋總重量不得超過二十公斤,且郵袋封口與託
運物品需保留五十公分,如屬無法裝袋或量大物品,應事先與文書
管理單位及外交部秘書處連繫,以避免遭到退件,延誤時效。
七、其他:
(一)不辦文稿之文件,如須蓋用印信,應先由申請人填具「蓋用印信申
請表」申請用印。
(二)若有緊急發文,須文書管理單位配合加班時,請於當日下午五時三
十分前,先以電話通知秘書室文書檔案科,以利安排人員留值。