壹、依據
「文書處理手冊」及國家發展委員會檔案管理局「文書流程管理作業
規範」。
貳、目的
為加強文書流程管理，強化公文處理時效，掌握公文辦理時限，提升
公文品質，以增進行政效率。
參、權責劃分
一、委員長（或其授權人員）職責：
（一）審核展期超過或累計超過三十日以上案件、專案管制案件及特
殊性案件。
（二）對超過處理時限三十日以上案件，責成有關單位或人員限期結
案。
（三）提示文書流程改進方法。
（四）公文時效優劣獎懲案件及文書流程稽核成果獎懲案件之核定。
二、單位主管職責：
（一）充分掌握單位成員公文承辦作業時效及查催資料，對權責內核
准展期案件及已逾期仍未辦理展期者，應即督促承辦人妥適處
理；督促代理人確實於時限內辦妥應代辦公文，以落實職務代
理制度。
（二）對一般公文來文之處理速別不符公文性質者，得核准調整速別
，或指定授權人員核准調整之。
（三）對涉及二個以上單位的作業，宜與相關單位商訂原則後再行處
理，避免因會稿而延誤時效。
（四）配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議，共同檢討
改進單位文書流程。
（五）各單位撰擬之文稿，應確實依分層負責明細表規定，由適當層
級人員核（代）判，以提升行政效率。
（六）對有關公文時效的優劣案件建議獎懲。
三、文書單位（秘書室文檔科）職責：
（一）召集會商資訊單位、專責管制單位共同建置機關文書流程管理
電腦化作業環境及推動線上簽核作業，建立「以案管制」、「
以文管制」作法及協助推動文書流程簡化工作。
（二）檢查各單位公文登錄及管制情形，並提供各單位主管及專責管
制單位稽催資料。
（三）管制掌握本會各單位每一文件的處理流程與使用時間。
（四）配合專責管制單位辦理調卷分析需要，提供必要的資料。
（五）訂定公文展期核准職責。
四、專責管制單位（綜合規劃處管考科）職責：
（一）建立文書流程管理制度
1.依據本會特性，研訂文書流程管理原則、標準、方法及獎懲等
相關規定。
2.訂定文書流程管理稽核計畫。
（二）文書流程管理作業
1.策劃推動文書流程管理科學化、自動化，協同文書單位建置本
會文書流程管理及線上簽核電腦化作業環境，協調解決文書流
程管理共同性問題。
2.訂定專案管制案件及其他特殊性案件之申請、審核流程、處理
期限及相關表格，供稽催管制之用。
3.綜合統計分析管制成果並對內公布，另視需要提報會務會報及
建議獎懲，或舉行文書流程管理工作研討會議，與文書及業務
等相關單位共同檢討改進。
4.對經委員長（或其授權人員）核准展期案件及超過處理時限三
十日以上未結案件應予個案（件）分析處理。
5.對超過二個月尚未辦結函復之監察案件，應調查原因，分析責
任，簽報委員長核處。
6.定期提送稽催報表，檢討稽催成果，提報委員長核閱。
7.依據文書流程管理稽核計畫，邀集相關單位組成小組，定期辦
理公文檢核；依據檢核結果，確實檢討改進，並辦理獎懲。
8.彙整每月公文時效統計資料，提會務會報報告並依限提送國家
發展委員會檔案管理局。
五、收發人員職責：
（一）總收文人員及單位收發人員應依行政院訂定之「文書處理手冊
」辦理收件作業，並詳實登錄公文流程。
（二）單位收發人員對逾期案件未依規定辦理展期者或受會逾時者，
應每週列印逾期案件資料提供單位主管參處。
（三）配合專責管制單位辦理調卷分析需要，提供必要的資料。
（四）本會駐外人員應逐日接收本會海外電子公文。
六、承辦人職責：
（一）經辦文件須依「文書處理手冊」規定辦理，並應依規定期限辦
結；必須展期時，應報請權責主管核准；累積展期超過三十日
以上，除應報請核准外，並應會知專責管制單位列入管制。
（二）基於自我主動管理原則，各層級人員均應積極掌握公文處理品
質與時效；對所經辦公文自簽辦之日起至發文、歸檔之日止，
應注意處理流程各階段之查催。
（三）管制會稿、會辦時效，急要公文須會辦者應親會面洽，同一文
件請三個以上單位會核時，宜視案件性質複製同時送會；會辦
之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序辦理。
（四）請假或出差時，應確實覓妥職務代理人代為處理公文，以免積
壓逾時。
肆、公文處理時限
一、一般公文（自收文之次日或交辦日起至發文日止，所需日數扣除
假日）：
（一）最速件：一日（但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成）。
（二）速件：三日。
（三）普通件：六日。
（四）限期公文：
1.來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限（包含假
日）辦理。
2.來文訂有期限者，如本會收文時已逾文中所訂期限，該文得以
普通件處理時限辦理。
3.變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。
二、專案管制案件：
（一）涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方可辦
結之複雜案件，得申請為專案管制案件。
（二）每一專案管制案件依業務性質得有不同處理時限（包含假日）
，惟一次得申請處理時限最長不得超過六個月，應於專案管制
案件核准之處理時限內辦結。
（三）承辦人申請專案管制案件，應填具「專案公文列管申請單」（
附件一）及「專案管制案件申請作業流程」（附件二），並於
每月一日前填具「專案管制案件執行情形管制表」（附件三）
至結案為止；專責管制單位應每月提報「專案管制案件執行情
形彙整表」（附件四）。
三、立法委員質詢案件：
分為施政質詢和專案質詢案件；施政質詢案件均為非代擬代判院
稿案件，專案質詢案件區分為代擬代判院稿案件及非代擬代判院
稿案件。
（一）代擬代判院稿案件：本會應於文到起十日（扣除假日） 內將院
函稿及答復電子檔送行政院用印後發文。
（二）非代擬代判院稿案件：本會應於文到起七日（扣除假日）內將
擬答函及擬答電子檔，經簽章程序由窗口信箱送行政院綜合業
務處電子窗口。
四、監察案件：
監察院之糾正案、調查意見函請改善案及委託調查案，為監察案
件。
（一）監察院公文主旨或審查意見已敘明辦理期限者，依公文所訂期
限辦理；未敘明辦理期限者，以發文日起二個月（含假日）為
期限。
（二）監察案件須依監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項規
定，將辦理情形於監察案件管理資訊系統登錄；案情複雜且一
時無法辦結函復之監察案件，應於限辦期限內將辦理情形及未
能結案之原因先行回復監察院及登錄於監察案件管理資訊系統
，並申請展期。
五、人民申請案件：
依各類案件公告之期限辦理，除應於當日辦出者外，一律自收件
之次日起算，並包含假日；但遇連續三日以上假日時得延長日數
，於公告時附註明訂。
六、人民陳情案件：
應隨到隨辦，每案原則上不得超過二十日（以收文之次日起算，
自首長室交下者，以交辦次日起算，且均扣除假日）辦結。但行
政院院長信箱及委員長民意信箱之案件應於六日內辦結。
七、訴願案件：
（一）本會受理之訴願案件應於收受訴願書之次日起三個月（包含假
日）內辦結，必要時得予延長，延長以一次為限，且不得逾二
個月。
（二）訴願答辯案件應於收受訴願書後，立即移送並通報訴願管轄機
關，並自收文之次日起二十日（包含假日）內檢卷答辯。
八、會稿案件之處理時限：
（一）最速件：隨到隨會，以不超過半日為原則。
（二）速件、普通件：以不超過一日（扣除假日）為原則。
九、公文處理分為「收分文」、「承辦」、「會（核）稿」、「層轉
核判」、「繕發」及「歸檔」等六個過程。收分文不得逾半日，
會稿不得逾一日，層轉核判不得逾二日，繕發文不得逾二日，每
一過程之主辦人應掌握自己可使用之時間，並預算每一過程之作
業時間，以確實掌握時效及進度。
十、文書處理過程中，有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名，並
以阿拉伯數字註明日期時分，以明責任。
十一、重大或具時效性且牽涉其他機關之案件，應簽請核定開會研商
，避免行文徵詢意見公文往返，延宕公文處理時效。
伍、公文時效計算標準：
一、發文使用日數：
（一）一般公文：自收文之次日起至發文之日止，扣除假日計算。
（二）限期公文：於來文所訂或規定期限內辦結，未超過六日者，以
實際處理日數計算，超過六日者，以六日計算；逾越來文所訂
或規定期限辦結，依實際處理日數計算。
（三）立法委員質詢案件：自行政院電子交答發文之日起算至院函稿
及答復電子檔或擬答電子檔傳送行政院之日止，扣除假日計算
。
（四）創稿案件：自交辦、首次簽辦或辦稿之日起，至發文之日止，
扣除假日計算。
（五）專案管制案件、監察案件、人民申請案件、人民陳情案件及訴
願案件應於第四點規定之期限辦結，原則上不另計算發文使用
日數。
二、發文平均使用日數：
全會發文使用日數之和，除以全會發文總件數所得之商，即為「
發文平均使用日數」。
三、存查使用日數及存查平均使用日數：
與發文使用日數及發文平均使用日數之計算標準相同。
陸、公文管制方式：
一、以文管制：
（一）指以「文」為管制統計單元的管理作業方式，係以收文（創稿
）編號之個件進行管制，重點為各「文」是否於限期內處理完
畢，不問案情之內容，並於辦結即銷號歸檔。
（二）一般公文採以文管制。
二、以案管制：
（一）指以「案」為管制統計單元的管理作業方式，以案管制之公文
，其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號，處理中有發文需
要者，另以他號方式處理（發文件按一般公文創號或原案附號
處理，收文件則以原案附號或另編一般公文收文號處理），並
於全案辦結時一併歸檔。
（二）專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立
法委員質詢案件、監察案件及其他經指定案件採以案管制。
（三）專案預定目標已達成、人民申請案件已准駁、人民陳情案件已
處理並答復，及訴願案件已決定或檢卷答辯等，得為解除管制
要件。
柒、公文登錄
一、公文處理應全程（包括收分文、創簽稿、承辦、會（核）稿、層
轉核判、繕發及歸檔等過程）詳實依公文管制類別區分，正確登
錄於電腦化文書流程管理作業環境，以精確掌握公文作業過程，
另為達確實簽收，仍輔以電腦列印及登記桌簽收作業，並將電腦
化公文處理流程紀錄資料，作為公文檢查、稽催、銷號、製表及
統計分析之基礎。
二、每日下班二小時前收到之公文，應於當日編號登錄分送承辦單位
，惟急要公文應隨到隨送。當日收文應蓋當日收文日期編號戳及
條碼。
三、公文改分作業應至遲於收文次日確定承辦單位，單位間有分文爭
議案件，由主任秘書協調判定。
捌、公文稽催
一、實施方式及範圍：承辦人自我檢查、單位收發人員協助查催、單
位主管督導催辦以及專責管制單位實施定期或不定期稽催及公文
檢核；主任秘書、副委員長或委員長並得視狀況需要，指定適當
人員實施檢核，公布成效，以確實掌握公文時效。
二、公文處理不得以下列方式規避稽催：
（一）公文未交收發登錄流程。
（二）利用存查銷號再以創稿發文。
（三）利用行文會稿銷號。
（四）應行簽辦而予存查。
（五）經改分辦之公文以單位收轉之日登錄為收文之日。
三、單位收發人員應協助查催：每週對逾期案件未依規定辦理展期者
提示辦理展期，並列印逾期案件資料送各案件主管科長（或承辦
人）查填延辦理由後陳送單位主管督導催辦。
四、專責管制單位應加強稽催：
（一）每月對已逾公文處理時限未辦結者，彙整通知單位主管注意催
辦，如經查催仍未辦結者，則簽報主任秘書核催，視需要提會
務會報檢討；經檢討後仍未辦結者，提陳副委員長或委員長追
究責任，並請人事室議處相關失職人員。
（二）每月統計各單位公文處理時效，計算平均使用天數，除分送各
單位參研改進外，並提報會務會報。
（三）協調解決有關稽催作業共同性問題及檢討稽催作業缺失，提請
改進；必要時會同有關人員實施抽查，並對超過處理時限三十
日以上案件及超過二個月尚未辦結函復之監察案件，作個案分
析與管制處理，防止積案發生。
玖、展期申請
一、案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，承辦人應在處
理時限屆滿以前，填具「公文處理展期申請表」報請權責主管核
准展期，並會知專責管制單位。展期次數以二次為原則，第一次
展期由單位主管核准，得展期十五日；第二次展期由主任秘書核
准，得再展期十五日；累計超過三十日以上案件，須採紙本申請
，應報請委員長(或其授權人員)核准。
二、本會與駐外人員間之公文收發，係透過本會海外電子公文系統及
e-Client電子交換系統，本會駐外人員因系統或電腦相關設備故障
，無法順利收發電子公文致公文逾期，應以電子郵件或電傳通知
資訊單位，並知會文書單位、專責管制單位辦理展期收發文，於
系統或電腦相關設備修復時，應立即補行收發文手續。
三、各類公文未於原規定之處理時限內辦結者，即屬逾期案件。逾期
案件經辦理展期後，如公文實際有積壓事實者，仍應負積壓之責
任。
拾、公文檢核
一、專責管制單位應建立公文檢核制度，研訂文書流程管理稽核計畫
，除平時稽催外，每半年會同文書等單位組成小組辦理公文檢核
，必要時並得不定期辦理之。
二、專責管制單位應依據公文檢核結果，提報檢討改進意見，並依據
獎懲標準填報獎懲建議。
拾壹、獎懲標準
一、獎勵：
（一）公文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有優良表現
者。
（二）辦理登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實而於文書流程管
理制度之落實推動有重大貢獻者。
（三）辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
（四）對於文書流程管理制度之革新或改進提出建議，經採行確具績
效者。
二、懲處：
（一）因登錄不確實、統計不確實或未實施各種分析，致文書流程管
理原則不能落實者。
（二）無故積壓公文情形嚴重者。
（三）損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
（四）違反分層負責規定者。
（五）無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日者。
（六）核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者。
（七）對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理者。
（八）應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者。
（九）逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。
（十）對於公文分文有異議，未依規定填寫「公文改分單」，致延宕
公文處理時效者。
（十一）對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅
改紀錄者。
（十二）專案管制申請未依規定辦理而延誤時效情形重大者。
（十三）人民申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註明通
知補正者。
（十四）違反本要點其他規定而屬情節重大者。
三、獎懲時機：
於檢核以後應即參照獎懲標準，適時核予獎懲，以發揮獎懲功能
。
四、獎懲與責任必須配合：
按其所負責任，核予獎懲，有連帶責任者，應併予核議獎懲。
拾貳、本要點未訂事項，依「文書流程管理作業規範」及「文書處理手冊
」規定辦理。