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僑務委員會主管法規共用系統

列印時間:111.01.29 09:03

法規內容

法規名稱: 僑務委員會文書流程管理作業要點
公發布日: 民國 86 年 03 月 15 日
修正日期: 民國 105 年 09 月 22 日
發文字號: 僑綜管字第1050701039號
法規體系: 資訊研考類
圖表附件:
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壹、依據
    「文書處理手冊」及國家發展委員會檔案管理局「文書流程管理作業
    規範」。

貳、目的
    為加強文書流程管理,強化公文處理時效,掌握公文辦理時限,提升
    公文品質,以增進行政效率。

參、權責劃分
    一、委員長(或其授權人員)職責:
    (一)審核展期超過或累計超過三十日以上案件、專案管制案件及特
          殊性案件。
    (二)對超過處理時限三十日以上案件,責成有關單位或人員限期結
          案。
    (三)提示文書流程改進方法。
    (四)公文時效優劣獎懲案件及文書流程稽核成果獎懲案件之核定。
    二、單位主管職責:
    (一)充分掌握單位成員公文承辦作業時效及查催資料,對權責內核
          准展期案件及已逾期仍未辦理展期者,應即督促承辦人妥適處
          理;督促代理人確實於時限內辦妥應代辦公文,以落實職務代
          理制度。
    (二)對一般公文來文之處理速別不符公文性質者,得核准調整速別
          ,或指定授權人員核准調整之。
    (三)對涉及二個以上單位的作業,宜與相關單位商訂原則後再行處
          理,避免因會稿而延誤時效。
    (四)配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議,共同檢討
          改進單位文書流程。
    (五)各單位撰擬之文稿,應確實依分層負責明細表規定,由適當層
          級人員核(代)判,以提升行政效率。
    (六)對有關公文時效的優劣案件建議獎懲。
    三、文書單位(秘書室文檔科)職責:
    (一)召集會商資訊單位、專責管制單位共同建置機關文書流程管理
          電腦化作業環境及推動線上簽核作業,建立「以案管制」、「
          以文管制」作法及協助推動文書流程簡化工作。
    (二)檢查各單位公文登錄及管制情形,並提供各單位主管及專責管
          制單位稽催資料。
    (三)管制掌握本會各單位每一文件的處理流程與使用時間。
    (四)配合專責管制單位辦理調卷分析需要,提供必要的資料。
    (五)訂定公文展期核准職責。
    四、專責管制單位(綜合規劃處管考科)職責:
    (一)建立文書流程管理制度
        1.依據本會特性,研訂文書流程管理原則、標準、方法及獎懲等
          相關規定。
        2.訂定文書流程管理稽核計畫。
    (二)文書流程管理作業
        1.策劃推動文書流程管理科學化、自動化,協同文書單位建置本
          會文書流程管理及線上簽核電腦化作業環境,協調解決文書流
          程管理共同性問題。
        2.訂定專案管制案件及其他特殊性案件之申請、審核流程、處理
          期限及相關表格,供稽催管制之用。
        3.綜合統計分析管制成果並對內公布,另視需要提報會務會報及
          建議獎懲,或舉行文書流程管理工作研討會議,與文書及業務
          等相關單位共同檢討改進。
        4.對經委員長(或其授權人員)核准展期案件及超過處理時限三
          十日以上未結案件應予個案(件)分析處理。
        5.對超過二個月尚未辦結函復之監察案件,應調查原因,分析責
          任,簽報委員長核處。
        6.定期提送稽催報表,檢討稽催成果,提報委員長核閱。
        7.依據文書流程管理稽核計畫,邀集相關單位組成小組,定期辦
          理公文檢核;依據檢核結果,確實檢討改進,並辦理獎懲。
        8.彙整每月公文時效統計資料,提會務會報報告並依限提送國家
          發展委員會檔案管理局。
    五、收發人員職責:
    (一)總收文人員及單位收發人員應依行政院訂定之「文書處理手冊
          」辦理收件作業,並詳實登錄公文流程。
    (二)單位收發人員對逾期案件未依規定辦理展期者或受會逾時者,
          應每週列印逾期案件資料提供單位主管參處。
    (三)配合專責管制單位辦理調卷分析需要,提供必要的資料。
    (四)本會駐外人員應逐日接收本會海外電子公文。
    六、承辦人職責:
    (一)經辦文件須依「文書處理手冊」規定辦理,並應依規定期限辦
          結;必須展期時,應報請權責主管核准;累積展期超過三十日
          以上,除應報請核准外,並應會知專責管制單位列入管制。
    (二)基於自我主動管理原則,各層級人員均應積極掌握公文處理品
          質與時效;對所經辦公文自簽辦之日起至發文、歸檔之日止,
          應注意處理流程各階段之查催。
    (三)管制會稿、會辦時效,急要公文須會辦者應親會面洽,同一文
          件請三個以上單位會核時,宜視案件性質複製同時送會;會辦
          之文件,受會單位應視同速件,並依收發文程序辦理。
    (四)請假或出差時,應確實覓妥職務代理人代為處理公文,以免積
          壓逾時。

肆、公文處理時限
    一、一般公文(自收文之次日或交辦日起至發文日止,所需日數扣除
        假日):
    (一)最速件:一日(但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成)。
    (二)速件:三日。
    (三)普通件:六日。
    (四)限期公文:
        1.來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限(包含假
          日)辦理。
        2.來文訂有期限者,如本會收文時已逾文中所訂期限,該文得以
          普通件處理時限辦理。
        3.變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。
    二、專案管制案件:
    (一)涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方可辦
          結之複雜案件,得申請為專案管制案件。
    (二)每一專案管制案件依業務性質得有不同處理時限(包含假日)
          ,惟一次得申請處理時限最長不得超過六個月,應於專案管制
          案件核准之處理時限內辦結。
    (三)承辦人申請專案管制案件,應填具「專案公文列管申請單」(
          附件一)及「專案管制案件申請作業流程」(附件二),並於
          每月一日前填具「專案管制案件執行情形管制表」(附件三)
          至結案為止;專責管制單位應每月提報「專案管制案件執行情
          形彙整表」(附件四)。
    三、立法委員質詢案件:
        分為施政質詢和專案質詢案件;施政質詢案件均為非代擬代判院
        稿案件,專案質詢案件區分為代擬代判院稿案件及非代擬代判院
        稿案件。
   (一)代擬代判院稿案件:本會應於文到起十日(扣除假日) 內將院
         函稿及答復電子檔送行政院用印後發文。
   (二)非代擬代判院稿案件:本會應於文到起七日(扣除假日)內將
         擬答函及擬答電子檔,經簽章程序由窗口信箱送行政院綜合業
         務處電子窗口。
    四、監察案件:
        監察院之糾正案、調查意見函請改善案及委託調查案,為監察案
        件。
   (一)監察院公文主旨或審查意見已敘明辦理期限者,依公文所訂期
         限辦理;未敘明辦理期限者,以發文日起二個月(含假日)為
         期限。
   (二)監察案件須依監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項規
         定,將辦理情形於監察案件管理資訊系統登錄;案情複雜且一
         時無法辦結函復之監察案件,應於限辦期限內將辦理情形及未
         能結案之原因先行回復監察院及登錄於監察案件管理資訊系統
         ,並申請展期。
    五、人民申請案件:
        依各類案件公告之期限辦理,除應於當日辦出者外,一律自收件
        之次日起算,並包含假日;但遇連續三日以上假日時得延長日數
        ,於公告時附註明訂。
    六、人民陳情案件:
        應隨到隨辦,每案原則上不得超過二十日(以收文之次日起算,
        自首長室交下者,以交辦次日起算,且均扣除假日)辦結。但行
        政院院長信箱及委員長民意信箱之案件應於六日內辦結。
    七、訴願案件:
    (一)本會受理之訴願案件應於收受訴願書之次日起三個月(包含假
          日)內辦結,必要時得予延長,延長以一次為限,且不得逾二
          個月。
    (二)訴願答辯案件應於收受訴願書後,立即移送並通報訴願管轄機
          關,並自收文之次日起二十日(包含假日)內檢卷答辯。
    八、會稿案件之處理時限:
    (一)最速件:隨到隨會,以不超過半日為原則。
    (二)速件、普通件:以不超過一日(扣除假日)為原則。
    九、公文處理分為「收分文」、「承辦」、「會(核)稿」、「層轉
        核判」、「繕發」及「歸檔」等六個過程。收分文不得逾半日,
        會稿不得逾一日,層轉核判不得逾二日,繕發文不得逾二日,每
        一過程之主辦人應掌握自己可使用之時間,並預算每一過程之作
        業時間,以確實掌握時效及進度。
    十、文書處理過程中,有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名,並
        以阿拉伯數字註明日期時分,以明責任。
    十一、重大或具時效性且牽涉其他機關之案件,應簽請核定開會研商
          ,避免行文徵詢意見公文往返,延宕公文處理時效。

伍、公文時效計算標準:
    一、發文使用日數:
    (一)一般公文:自收文之次日起至發文之日止,扣除假日計算。
    (二)限期公文:於來文所訂或規定期限內辦結,未超過六日者,以
          實際處理日數計算,超過六日者,以六日計算;逾越來文所訂
          或規定期限辦結,依實際處理日數計算。
    (三)立法委員質詢案件:自行政院電子交答發文之日起算至院函稿
          及答復電子檔或擬答電子檔傳送行政院之日止,扣除假日計算
          。
    (四)創稿案件:自交辦、首次簽辦或辦稿之日起,至發文之日止,
          扣除假日計算。
    (五)專案管制案件、監察案件、人民申請案件、人民陳情案件及訴
          願案件應於第四點規定之期限辦結,原則上不另計算發文使用
          日數。
    二、發文平均使用日數:
        全會發文使用日數之和,除以全會發文總件數所得之商,即為「
        發文平均使用日數」。
    三、存查使用日數及存查平均使用日數:
        與發文使用日數及發文平均使用日數之計算標準相同。

陸、公文管制方式:
    一、以文管制:
    (一)指以「文」為管制統計單元的管理作業方式,係以收文(創稿
          )編號之個件進行管制,重點為各「文」是否於限期內處理完
          畢,不問案情之內容,並於辦結即銷號歸檔。
    (二)一般公文採以文管制。
    二、以案管制:
    (一)指以「案」為管制統計單元的管理作業方式,以案管制之公文
          ,其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號,處理中有發文需
          要者,另以他號方式處理(發文件按一般公文創號或原案附號
          處理,收文件則以原案附號或另編一般公文收文號處理),並
          於全案辦結時一併歸檔。
    (二)專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立
          法委員質詢案件、監察案件及其他經指定案件採以案管制。
    (三)專案預定目標已達成、人民申請案件已准駁、人民陳情案件已
          處理並答復,及訴願案件已決定或檢卷答辯等,得為解除管制
          要件。

柒、公文登錄
    一、公文處理應全程(包括收分文、創簽稿、承辦、會(核)稿、層
        轉核判、繕發及歸檔等過程)詳實依公文管制類別區分,正確登
        錄於電腦化文書流程管理作業環境,以精確掌握公文作業過程,
        另為達確實簽收,仍輔以電腦列印及登記桌簽收作業,並將電腦
        化公文處理流程紀錄資料,作為公文檢查、稽催、銷號、製表及
        統計分析之基礎。
    二、每日下班二小時前收到之公文,應於當日編號登錄分送承辦單位
        ,惟急要公文應隨到隨送。當日收文應蓋當日收文日期編號戳及
        條碼。
    三、公文改分作業應至遲於收文次日確定承辦單位,單位間有分文爭
        議案件,由主任秘書協調判定。

捌、公文稽催
    一、實施方式及範圍:承辦人自我檢查、單位收發人員協助查催、單
        位主管督導催辦以及專責管制單位實施定期或不定期稽催及公文
        檢核;主任秘書、副委員長或委員長並得視狀況需要,指定適當
        人員實施檢核,公布成效,以確實掌握公文時效。
    二、公文處理不得以下列方式規避稽催:
    (一)公文未交收發登錄流程。
    (二)利用存查銷號再以創稿發文。
    (三)利用行文會稿銷號。
    (四)應行簽辦而予存查。
    (五)經改分辦之公文以單位收轉之日登錄為收文之日。
    三、單位收發人員應協助查催:每週對逾期案件未依規定辦理展期者
        提示辦理展期,並列印逾期案件資料送各案件主管科長(或承辦
        人)查填延辦理由後陳送單位主管督導催辦。
    四、專責管制單位應加強稽催:
    (一)每月對已逾公文處理時限未辦結者,彙整通知單位主管注意催
          辦,如經查催仍未辦結者,則簽報主任秘書核催,視需要提會
          務會報檢討;經檢討後仍未辦結者,提陳副委員長或委員長追
          究責任,並請人事室議處相關失職人員。
    (二)每月統計各單位公文處理時效,計算平均使用天數,除分送各
          單位參研改進外,並提報會務會報。
    (三)協調解決有關稽催作業共同性問題及檢討稽催作業缺失,提請
          改進;必要時會同有關人員實施抽查,並對超過處理時限三十
          日以上案件及超過二個月尚未辦結函復之監察案件,作個案分
          析與管制處理,防止積案發生。

玖、展期申請
    一、案件經詳細檢討,預計不能於規定時間內辦結時,承辦人應在處
        理時限屆滿以前,填具「公文處理展期申請表」報請權責主管核
        准展期,並會知專責管制單位。展期次數以二次為原則,第一次
        展期由單位主管核准,得展期十五日;第二次展期由主任秘書核
        准,得再展期十五日;累計超過三十日以上案件,須採紙本申請
        ,應報請委員長(或其授權人員)核准。
    二、本會與駐外人員間之公文收發,係透過本會海外電子公文系統及
      e-Client電子交換系統,本會駐外人員因系統或電腦相關設備故障
        ,無法順利收發電子公文致公文逾期,應以電子郵件或電傳通知
        資訊單位,並知會文書單位、專責管制單位辦理展期收發文,於
        系統或電腦相關設備修復時,應立即補行收發文手續。
    三、各類公文未於原規定之處理時限內辦結者,即屬逾期案件。逾期
        案件經辦理展期後,如公文實際有積壓事實者,仍應負積壓之責
        任。

拾、公文檢核
    一、專責管制單位應建立公文檢核制度,研訂文書流程管理稽核計畫
        ,除平時稽催外,每半年會同文書等單位組成小組辦理公文檢核
        ,必要時並得不定期辦理之。
    二、專責管制單位應依據公文檢核結果,提報檢討改進意見,並依據
        獎懲標準填報獎懲建議。

拾壹、獎懲標準
    一、獎勵:
    (一)公文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有優良表現
          者。
    (二)辦理登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實而於文書流程管
          理制度之落實推動有重大貢獻者。
    (三)辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
    (四)對於文書流程管理制度之革新或改進提出建議,經採行確具績
          效者。
    二、懲處:
    (一)因登錄不確實、統計不確實或未實施各種分析,致文書流程管
          理原則不能落實者。
    (二)無故積壓公文情形嚴重者。
    (三)損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
    (四)違反分層負責規定者。
    (五)無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日者。
    (六)核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者。
    (七)對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。
    (八)應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者。
    (九)逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。
    (十)對於公文分文有異議,未依規定填寫「公文改分單」,致延宕
          公文處理時效者。
    (十一)對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅
            改紀錄者。
    (十二)專案管制申請未依規定辦理而延誤時效情形重大者。
    (十三)人民申請案件因缺漏要件無法辦理時,未即一次詳加註明通
            知補正者。
    (十四)違反本要點其他規定而屬情節重大者。
    三、獎懲時機:
        於檢核以後應即參照獎懲標準,適時核予獎懲,以發揮獎懲功能
        。
    四、獎懲與責任必須配合:
        按其所負責任,核予獎懲,有連帶責任者,應併予核議獎懲。

拾貳、本要點未訂事項,依「文書流程管理作業規範」及「文書處理手冊
      」規定辦理。

資料來源:僑務委員會主管法規共用系統